Die Bezirksregierung Detmold hat einen Meilenstein auf dem Weg zur papierlosen Aktenführung erreicht: Die Verwaltungsbehörde ist jetzt für das rechtssichere Scannen der Eingangspost zertifiziert worden. Die Digitalisierung der Posteingänge ist eine wesentliche Voraussetzung für die elektronische Aktenführung. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) hat die Konformität des Digitalisierungsprozesses nach dem Standard „BSI TR-03138 Technische Richtlinie Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN)“ Ende Januar 2019 bescheinigt. Damit schließt die Bezirksregierung einen jahrelangen Prozess zur Optimierung der Scanstruktur der eigenen Behördenpost ab. Die Ergebnisse dieses Modellprojekts werden der gesamten Landesverwaltung als Best Practices zugänglich gemacht.
Ausgangspunkt für dieses Projekt war die Einführung des E-Government Gesetzes NRW. Das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (E-GovG NRW) ist am 17. Juli 2016 in Kraft getreten. Ziel der 26 Paragraphen ist es, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass die elektronische Kommunikation mit und innerhalb der öffentlichen Verwaltung erleichtert wird und die Kommunikations- und Bearbeitungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung weitgehend elektronisch und medienbruchfrei durchgeführt werden können (§ 1 Abs. 1 E-GovG NRW). Zudem soll die elektronische Abwicklung von Verwaltungsdienstleistungen für Nutzer flächendeckend gewährleistet werden.
Best Practices für die Landesverwaltung
Die Umsetzung des E-GovG NRW erfolgt in einer Programmstruktur, dem ‚Programm Digitale Verwaltung NRW‘, an dem sämtliche Ministerien mit ihren nachgeordneten Bereichen beteiligt sind. Daneben haben sich die fünf nordrhein- westfälischen Bezirksregierungen, in Abstimmung mit dem Innenministerium NRW sowie dem Beauftragten der Landesregierung für Informationstechnik (CIO), dazu bereit erklärt, in eigener Verantwortung digitale Modellprojekte umzusetzen und deren Ergebnisse der gesamten Landesverwaltung als Best Practices zugänglich zu machen. Eines dieser Modellprojekte ist die optimierte digitale Verarbeitung des Posteingangs der Bezirksregierung und die erfolgreiche TR-RESISCAN Zertifizierung durch das BSI. Damit ist die Bezirksregierung Detmold derzeit neben dem Bundeseisenbahnvermögen die einzige zertifizierte Behörde bundesweit.
Hintergründe des Modellprojekts
Ein wesentlicher Teil der Umsetzung des E-GovG NRW besteht darin, die elektronische Akte in den nordrhein-westfälischen Landesbehörden bis zum Jahr 2022 einzuführen. Derzeit arbeiten bereits 702 und damit 80 Prozent der Beschäftigten der Bezirksregierung Detmold mit der elektronischen Akte. Notwendige Voraussetzung für die elektronische Aktenführung ist die Digitalisierung der Posteingänge. Die Bezirksregierung Detmold verfügt über weitreichende Erfahrungen im Zusammenhang mit dem Aufsetzen und Implementieren umfangreicher Scanprojekte.
Im Jahr 2009 startete die Zentrale Scanstelle Beihilfe als Projekt zur Optimierung der Beihilfebearbeitung bei der Bezirksregierung Detmold. Die Zentrale Scanstelle Beihilfe digitalisiert und bearbeitet die Beihilfeanträge von derzeit mehr als 630.000 Beihilfeberechtigten in Nordrhein-Westfalen. Vor diesem Hintergrund lag es für die Bezirksregierung Detmold nahe, ein Scanprojekt als Modellprojekt der Bezirksregierung auszuwählen.
Rechtssicheres Scannen TR-RESISCAN
Das E-GovG NRW stellt an den Scanprozess von Papierdokumenten Qualitätsanforderungen. Ein Aspekt lautet: ‚Bei der Übertragung in elektronische Dokumente ist nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den Papierdokumenten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, und nachvollzogen werden kann, wann und durch wen die Unterlagen übertragen wurden‘ (§ 10 Abs. 1 S. 2 E-GovG NRW). Entscheidend ist hier die Formulierung ‚nach dem Stand der Technik‘. Im Bereich der Digitalisierung von Papierdokumenten definiert die „Technische Richtlinie Ersetzendes Scannen“ (TR-RESISCAN) des BSI gegenwärtig den ‚Stand der Technik‘.
Deshalb verständigte sich die Bezirksregierung Detmold mit dem Innenministerium und dem CIO darauf, den Scanprozess der eigenen Behördenpost nach dem Stand der Technik – also TR-RESISCAN konform – aufzusetzen und diesen Prozess vom BSI zertifizieren zu lassen. Ziel soll es sein, die in diesem Rahmen gewonnenen Erfahrungen in das Programm „Digitale Verwaltung NRW“ einzubringen, um so die gesamte Landesverwaltung daran teilhaben zu lassen. Diese Erfahrungen sollen insbesondere im Bereich der Digitalisierung von Posteingängen aber auch im Bereich der Digitalisierung von Bestandsakten nutzbar gemacht werden.
Individuelle Lösung erarbeitet
Um verschiedene fachspezifische Anforderungen und Einsatzszenarien abdecken zu können, ist der Anforderungskatalog der technischen Richtlinie modular gestaltet. Die Maßgabe für die Bezirksregierung war daher, eine individuelle Lösung für die spezifischen Bedarfe der Behörde zu erarbeiten. Dabei galt es, zur Identifikation der für den vorliegenden Scanprozess maßgeblichen Anforderungen die IT-Grundschutz- Vorgehensweise des BSI anzuwenden. Die Auswahl der umzusetzenden Sicherheitsmaßnahmen erfolgt anhand des Schutzbedarfs der zu digitalisierenden Informationen, der im Scanprozess eingesetzten Informationstechnik und des organisatorischen Umfelds. Die Kernaufgabe der Projektarbeit bestand somit darin, die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen zu identifizieren, umzusetzen und auf ihre Wirksamkeit zu prüfen.
Die Autoren:
Dr. Malte Wietfeld, Leiter des Dezernats für Organisationsangelegenheiten und E-Government Beauftragter der Bezirksregierung Detmold; Jan Henrik Heerde, Informationssicherheitsbeauftragter der Bezirksregierung Detmold
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