Das Netz von morgen mit ERP-Systemen von gestern?

ERP- und Abrechnungssysteme sind so etwas wie das Nervensystem moderner Versorgungsunternehmen. Hier laufen alle Informationen zusammen und hier werden wichtige Geschäftsprozesse gesteuert. Mit der Entwicklung hin zum Smart Grid und zu steigendem Wettbewerb wird den Systemen aber immer mehr abverlangt. Die Dezentralisierung ist ohne Digitalisierung nicht zu realisieren. Wir haben zehn Kriterien identifiziert, wie ein ERP- und Abrechnungssystem aussehen muss, damit es auf dem Weg in die Zukunft nicht zu ernsthaften Auswirkungen auf das Unternehmensergebnis kommt.

Das IT-System der Zukunft:
• ist bereit für die Explosion der Datenmengen in den intelligenten Netzen von morgen.
Je mehr Kommunikation, desto mehr Daten. Intelligente Messsysteme und moderne Messeinrichtungen lassen das Datenvolumen explosionsartig anschwellen. Diese Datenmengen müssen verarbeitet werden. Auch in kleineren Stadtwerken werden deshalb in Zukunft sehr leistungsfähige Systeme benötigt.

• setzt regulatorische Änderungen einfach und termingerecht um.
Den Status Quo zu bearbeiten, ist relativ einfach. Aber mit der Energiewende ändern sich häufiger die regulatorischen Vorgaben des Gesetzgebers. Zurzeit beim Strom, aber auch Gas und Wasser werden betroffen sein. Die Fristen sind dabei oft knapp bemessen. Deshalb wird es zunehmend wichtig, dass in einem ERP-System die Prozesse den Änderungen angepasst werden können, ohne das gesamte System umzuprogrammieren. Nur wenn das System in sich flexibel genug ist, wird es fristgerecht in der Lage sein, die geänderten Prozesse abzubilden.

• bringt in der Tarifgestaltung die Flexibilität mit, die den Erfolg im Wettbewerb möglich macht.
Der Wettbewerb am Versorgungsmarkt ist auch ein Wettbewerb smarter Tarife und guter Angebote. Wenn das IT-System hier keine Flexibilität bieten kann oder Tarifideen sich nicht schnell genug umsetzen lassen, entsteht ein ernsthafter Wettbewerbsnachteil für ein Versorgungsunternehmen.

• hilft, Prozesse zu automatisieren.
Mit zunehmendem Wettbewerb steigt der Kostendruck in den Versorgungsunternehmen. Diese Entwicklung wird sich fortsetzen. Das IT-System sollte dazu beitragen, die Kosten zu reduzieren. Ein wichtiger Beitrag ist die Automatisierung von Prozessen. Ein IT-System soll im Unternehmen alle häufigen Prozesse einfach machen und schwierige Sonderfälle möglich. Das beschleunigt die Prozesse nicht nur, sondern reduziert auch den Personaleinsatz und damit Kosten. Dabei geht es nicht nur um Kernprozesse wie Vertragsabrechnung, Energiedatenmanagement oder Wechselprozesse. Auch die komplexen Beschaffungs- und Installationsprozesse können IT-seitig automatisiert oder jedenfalls enorm vereinfacht werden.

• ist anpassungsfähig, ohne Sonderlösungen zu programmieren.
Software umzuprogrammieren, ist natürlich immer möglich. Das ist jedoch aufwendig und führt zu wartungstechnisch ungünstigen Sonderlösungen. Das IT-System der Zukunft wird von sich aus eine so flexible Architektur mitbringen, dass es sich mit relativ wenig Aufwand auch für spezielle Fälle konfigurieren lässt. Das bedeutet nicht nur modularer Aufbau, sondern auch eine flexible Verbindung und Kommunikation der einzelnen Elemente.

• minimiert die Wartungsaufwendungen.
Die Investition in Service ist nicht zu vermeiden, denn jedes System muss zwingend gewartet werden. Allerdings schlagen sich Sonderlösungen nicht nur durch Extrakosten bei der Programmierung nieder, sondern auch bei jeder neuen Systemversion. Schließlich muss bei jedem Update von neuem geprüft werden, ob die Sonderlösung noch funktioniert. Deshalb sind wir der festen Überzeugung, dass die Zukunft IT-Systemen gehört, die sich mit möglichst geringem Programmieraufwand für individuelle Prozesse und Situationen konfigurieren lassen. Dazu muss das System die entsprechenden „Schalter“ und Einstellmöglichkeiten mitbringen. Das sind beispielsweise effiziente Werkzeuge zur Prozessmodellierung.

• läuft Cloud-basiert.
Wer in IT-Infrastruktur investiert, legt sich fest, oft sogar auf längere Zeit. Aber in einem dezentralisierten, wettbewerbsgeprägten Markt können sich die Rahmenbedingungen schnell ändern. Eine eigene IT-Infrastruktur ist ein hoher Kostenfaktor. Deshalb kann es gerade für kleine und mittlere Versorgungsunternehmen schon allein wirtschaftlich sinnvoll sein, diesen Part auszugliedern. Außerdem gestaltet sich die Systempflege deutlich einfacher. Das System wird vom Anbieter gewartet und mit den neuesten Updates versorgt. So lässt sich die Investition in eigene, teure Spezialisten reduzieren. Personelle Engpässe in der IT-Abteilung werden vermieden.

Der zweite Aspekt, der zu betrachten ist, ist der Punkt Zertifizierung. Gerade in der Administration smarter Gateways ist der Aufwand beträchtlich. Je kleiner das Unternehmen, desto naheliegender ist es, sich für eine zertifizierte Lösung zu entscheiden, die in einer Cloud laufen kann.

• verbessert die Servicequalität.
Servicequalität ist eine Sache der Service- Mitarbeiter. Die Aufgabe des IT-Systems liegt darin, sie bestmöglich zu unterstützen. Beispielsweise, indem es Mitarbeitern einfache Prozesse abnimmt und in den komplizierten Fällen optimale Unterstützung bietet. Eine möglichst intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche sollte ebenfalls selbstverständlich sein. Das ist nicht nur Servicequalität, sondern auch Effizienz und Wirtschaftlichkeit.
Ebenso darf nicht vergessen werden, dass moderne IT-Systeme auch das Workforce Management durch elektronische, mobile Lösungen verbessern können.

• kann Drittlösungen integrieren bzw. sich in Drittlösungen integrieren.
Jede Problemstellung verdient die in der jeweiligen Situation beste Lösung. Das bedeutet, dass immer wieder neu entschieden werden muss, welche Kriterien gelten, was wichtig ist und mit welchen Partnern man zusammenarbeiten möchte. Für IT-Lösungen bedeutet das vor allem: Anschlussfähigkeit. Zukunftsfähige Software-Systeme sollten darauf ausgelegt sein, mit anderen Lösungen zusammenzuarbeiten, ganz gleich, von welchem Hersteller sie stammen. Deshalb sollten sie über entsprechende Schnittstellen verfügen und aktuelle Standards bedienen. Wichtig ist dabei, dass Schnittstellen nicht extra aufwendig programmiert werden müssen. Das treibt die Kosten unnötig in die Höhe und verteuert dauerhaft die Wartung. Somit würde das Kostenargument die Entscheidungsfreiheit einschränken.

• hilft, Komplexität zu reduzieren.
Die Welt der Versorgungsunternehmen wird zunehmend komplexer. Immer neue Regelungen sollen umgesetzt werden, während der Wettbewerbsdruck steigt. Letztendlich gehört die Zukunft IT-Systemen, die die Vielfalt und die Komplexität der Prozesse nicht nur abbilden können, sondern sie auch für den Nutzer vereinfachen. Darunter verstehen wir nicht nur Prozesse wie die Smart Meter Gateway Administration, sondern unter anderem auch die Installation der Geräte.