Der Einsatz digitaler Dokumente ist in zahlreichen Branchen längst Normalität. Anders sieht es im öffentlichen Sektor aus. Um Manipulationen zu vermeiden, laufen hier zahlreiche Prozesse nach wie vor papiergebunden ab. Dokumente sind häufig im Original einzureichen und müssen manuell weiterbearbeitet werden, was ein modernes Dokumentenmanagement erschwert. Abhilfe schaffen intelligente Softwarelösungen für einen manipulations- und rechtssicheren digitalen Dokumentenaustausch.
Um die Digitalisierung im öffentlichen Sektor voranzutreiben, wurden in den letzten Jahren zahlreiche Neuverordnungen auf den Weg gebracht. Ihr Ziel ist es, papierbasierte Verwaltungsprozesse zu reduzieren, Abläufe zu vereinfachen und den Weg für ein effizientes, digitales Dokumentenmanagement zu ebnen. Letzteres ist längst überfällig, denn gerade im öffentlichen Sektor wird vielfach an überholten, papierbasierten Prozessen festgehalten. Gerechtfertigt wird dies oft mit einer fragilen Dokumentensicherheit und dem Schutz vor Manipulationen.
Tatsächlich müssen digitale Prozesse und die Einhaltung auch strengster Datenschutzvorgaben nicht im Widerspruch stehen. Entscheidend ist, die richtige Lösung für das jeweilige Einsatzszenario zu wählen. Sind geschäftskritische, sensible Dokumente auszutauschen, die einen rechtssicheren und DGSVO- konformen Transfer erfordern, empfiehlt sich der Einsatz moderner, softwarebasierter Dokumentenaustauschlösungen. Ein Versand per E-Mail ist in diesen Fällen nicht ratsam, da das hier zur Anwendung kommende „Serverhopping“ Angriffe und Manipulationen begünstigt.
Manipulationssicherer Austausch von Dokumenten
Eine innovative All-in-one-Lösung für den manipulations- und rechtssicheren Transfer in IP-Umgebungen liefert der Berliner Hersteller Ferrari electronic. Seine OfficeMaster Suite 7DX verbindet das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, Voicemail und SMS zu einer intelligenten und sicheren Unified-Communications-Lösung und legt die Basis für ein modernes digitales Dokumentenmanagement.
Unter Einsatz von NGDX gehen Dokumente im Original, End-to-End und inklusive Metadaten und Verschlagwortung direkt im E-Mail-Postfach des Empfängers ein. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen werden hingegen gefiltert und von der Übertragung ausgeschlossen. Ist der Transfer erfolgt, wird dieser mit einem qualifizierten Sendebericht quittiert. Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. Damit ist sowohl das Dokument selbst als auch sein Transportweg kodiert.
Transfer hybrider Dokumente
NGDX ist in der Lage, auch hybride – von Mensch und Maschine lesbare – Dokumente zu übertragen. Papiergebundene Prozesse lassen sich so mit digitalen verbinden und das Prinzip des papierlosen Büros vorantreiben. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, können die übermittelten Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP- Systemen, angestoßen werden. Die so digitalisierten Dokumente lassen sich frei von Medienbrüchen bearbeiten oder in BPM- Systeme integrieren. Insellösungen werden obsolet und ein durchgängiges digitales Dokumentenmanagement möglich.
Digitale Prozesse bieten eine Fülle neuer Möglichkeiten für das Management von Dokumenten. Entsprechend wichtig sind ein verantwortungsvoller Umgang und der Schutz vor Manipulationen. Intelligente Dokumentenaustauschlösungen wie die OfficeMaster Suite 7DX von Ferrari electronic stellen dies sicher und legen die Basis für ein erfolgreiches digitales Dokumentenmanagement im öffentlichen Sektor.
https://ngdx.ferrari-electronic.de
