IT-Lösungen für moderne Kommunen: Dezentral arbeiten und Prozesse aufrechterhalten

Was brauchen Kommunen, um ihren Mitarbeitern hybrides Arbeiten zu ermöglichen? Nicht nur die entsprechende Hardware, wie häufig vermutet. Um bestehende Prozesse und ein verlustfreies Dokumentenmanagement auch im Wechsel zwischen Büro und Homeoffice aufrecht zu erhalten, sind insbesondere vollständig digitalisierte Dokumente und Lösungen für deren manipulationssicheren Austausch gefragt.

Es ist nicht unrealistisch, dass ein dritter Pandemiewinter mit erneuten Homeoffice- Phasen vor uns liegt. Auch die Überlegung, Mitarbeiter aus Energiespargründen ins Homeoffice zu schicken, gibt diesem Arbeitsmodell erneut Aufwind. Anders als vor zwei Jahren, können sich Kommunen aber auf dieses Szenario vorbereiten und frühzeitig entsprechende Weichen stellen. Dazu gehört, die vorhandenen IT-Lösungen unter die Lupe zu nehmen und gegebenenfalls zu ergänzen.

Dokumente müssen digital vorliegen

Zwingend notwendig für einen verlustfreien Wechsel zwischen Büro und Homeoffice ist, dass alle relevanten Dokumente digital zur Verfügung stehen und deren rechts- und manipulationssicherer Austausch gewährleistet ist. Dabei reicht es nicht aus, Dokumente lediglich digital abzubilden. Gescannte oder digital gedruckte Dokumente erscheinen zwar auf dem Bildschirm, vereinfachen aber nicht die Abläufe. Vollwertig digitalisiert ist ein Dokument erst dann, wenn alle Daten und Metadaten maschinell ausgelesen und verarbeitet werden können. Nur so lassen sich Prozesse auch ortsunabhängig ohne Abstriche umsetzen.

Eine Lösung, die Kommunen dabei unterstützt, ist die OfficeMaster Suite des Berliner Unified-Communications-Herstellers Ferrari electronic. Sie vernetzt Kommunikationskanäle wie Next Generation Dokument Exchange (NGDX), Fax, SMS und Voicemail auf einer Plattform, lässt sich mit Dokumentenmanagement- und BPM-Systemen koppeln und stellt einen manipulationssicheren, DSGVO-konformen Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen sicher – unabhängig von Device und Dateiformat. Dokumente gehen als PDF und inklusive Metadaten und Schlagworte im E-Mail-Postfach des Empfängers ein. Auch der Transfer hybrider Dokumente ist möglich. Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt die OfficeMaster Suite auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung, welche sowohl das Dokument aus auch dessen Transportweg codiert.

Automatisiertes Auslesen und Verarbeiten

Mit dem neuen Major Relase der OfficeMaster Suite stehen Kommunen eine Reihe weiterer Möglichkeiten zur Verfügung, die digitale Prozesse vereinfachen. Mittels Optical Character Recognition (OCR) werden empfangene Dokumente mit einem Textlayer zur Texterkennung versehen, was deren automatisiertes Auslesen und Verarbeiten erlaubt. Auch gescannte oder abfotografierte Texte, wie sie häufig über Upload-Portale eingehen, lassen sich auf diese Weise extrahieren. Fehler können vermieden und Prozesse verschlankt werden, weil manuelle Systemeingaben entfallen.

Ebenfalls vollautomatisch läuft das Konvertieren von Rechnungen in die Formate ZUGFeRD und XRechnung ab, die anschließend versendet beziehungsweise über eine Web-Schnittstelle direkt ins Portal der Bundesdruckerei hochgeladen werden können.

Durch die Anbindung der OfficeMaster Suite 8 an die E-Post-Schnittstelle der Deutschen Post, lassen sich auch Briefversände digital und aus dem Homeoffice heraus tätigen. Der Adressat erhält das Schreiben wie gewohnt im Briefkasten, während der vorgelagerte Prozess rein digital und ortsunabhängig vonstattengeht.

Hybride Arbeitsmodelle sind ein Erfolgsmodell, das sich mehr und mehr durchsetzt. Kommunen sind deshalb gut beraten, entsprechende IT-Lösungen zur Verfügung zu stellen, die einen fließenden und verlustfreien Wechsel zwischen Büropräsenz und mobilem Arbeiten gewährleisten.