Man kennt das doch: Groß wurde die Bürgerbeteiligung angekündigt. Neue Verkehrskonzepte, der kommunale Klimaschutz oder die Stadtbegrünung samt Freizeitgestaltung sollten mit Hilfe der Ideen und Vorstellungen der Bürger geplant und umgesetzt werden. Viele Wünsche wurden formuliert, Ziele definiert, vielleicht sogar Budgets freigegeben. Doch letztlich verlief der Prozess im Sande, der Kommunikationsaufwand uferte aus und die kommunale Verwaltung musste etliche Arbeitsstunden in die Organisation der Ideen investieren, um dann festzustellen, dass vieles nicht umsetzbar war.
So oder so ähnlich geht es etlichen Kommunen und Städten, wenn Bürger an Innovationsprozessen beteiligt werden sollen. Entweder die Beteiligung als solche lässt zu wünschen übrig, oder der Verwaltungs- und Organisationsaufwand bindet zu viele Kräfte, die anderweitig gebraucht werden würden, so dass nicht gezielt auf jede Idee eingegangen werden kann.
Die reale Welt in die digitale Plattform einordnen
Vor ähnlichen Herausforderungen stand vor einigen Jahren auch Norbert Rost, der Gründer der futureprojects GmbH, der für Dresden die Bürgerbeteiligung im Rahmen der „Zukunftsstadt“ organisierte. Große Ideenwettbewerbe wurden veranstaltet, die Bürger in der analogen Welt abgeholt, Wünsche und Vorstellungen für eine lebens- und liebenswerte Stadt gesammelt. Genau erinnert er sich an eine Veranstaltung, die seinerzeit in der Straßenbahn stattfand und bei der die Fahrgäste mit Post-its ihre Bedürfnisse hinsichtlich einer idealen Zukunftsvision der Stadt an die Scheiben der Straßenbahn kleben konnten.
Diese Post-its mussten danach eingesammelt, zusammengefasst, digitalisiert werden, um konzeptionell weiterarbeiten zu können. Und auch die Teilhabe der insgesamt über 300 Bürger, die mit konkreten Ideen ihre Wünsche formuliert hatten, musste auf eine Kommunikationsbasis gestellt werden. „Ein gigantischer Verwaltungsaufwand, der viele Kräfte und Ressourcen gebunden hat.“, erinnert sich Norbert Rost. Rückblickend war dies wohl der Startschuss für die Idee der digitalen Projektfabrik.
Diese „Digitale Projektfabrik“ ist die neue Plattform für Bürgerbeteiligungen und soll, so die Entwickler, den gesamten Prozess von der Idee bis zum Förderantrag begleiten. Gerade diese konkrete Umsetzung ist den Machern hierbei wichtig. Dabei verbindet das Tool ganz unterschiedliche Arbeitsebenen von der Ideenfindung und Projektorganisation über die Emailverteilung, die Budgetplanung, die Zeitstrahlfunktion zur Planung von Abläufen bis hin zur Ausfertigung kompletter Präsentationsunterlagen für Förderanträge. Der gesamte Prozess soll hierbei von der jeweiligen Kommune administrativ im Backoffice begleitet werden können. Es können also z.B. thematische Budgets für die Erreichung von Klimaschutzzielen freigegeben werden, die dann von den jeweiligen Projektteams eingeplant werden können.
Organisierte Beteiligung schont Ressourcen
Starten wird es stets mit einer oder mehreren Projektideen, die dann in konkrete Projekte einfließen können. Diese Projektideen kann jeder Bürger nach einer kurzen und datenschutzkonformen Registrierung „Herausposaunen“. Die Projektideen ähneln in der Aufmachung den Post-its und werden den jeweiligen Projekten zugeordnet. Das gesamte Tool basiert auf der Ausgangsposition, dass Menschen mit Ideen durch eine gemeinsame Planung und einfach verständliche Projektschritte konkrete Umsetzungen planen können und im Schlussabschnitt durch gezielte Budgetierung in Förderanträgen Ziele erreichen. Gemeinsam mit der intuitiven Kommunikationsmöglichkeit, bei der sogar auswählbar ist, ob man alle Projektbeteiligten oder nur einzelne Projektgruppen anschreibt, bleibt keine Idee mehr auf der Strecke.
Doch was ist ein digitales Tool wert bei Prozessen, die auch in der analogen Welt bei Bürgerforen und ähnlichen Informationsveranstaltungen stattfinden? Auch hierfür haben sich die Entwickler etwas einfallen lassen. So können während des Projektprozesses unterschiedliche „Arbeitsblätter“ für den analogen Austausch erstellt werden, die man für die Bürgerbeteiligung in der realen Welt gebrauchen, hiernach aber auch effektiv und leicht wieder in die digitalen Daten einpflegen kann. Die Verbindung der realen mit der digitalen Welt war den Entwicklern um Norbert Rost hierbei besonders wichtig.
Effektiv und bürgernah zur Zukunftsstadt werden
Zusammen mit der Möglichkeit, konkrete Ziele von der Idee bis zum Förderantrag zu begleiten, können die Wirksamkeit und die Akzeptanz innerhalb der Bürgerschaft gesteigert werden. Mit der digitalen Projektfabrik können Städte und Kommunen die Zukunftsstadt planen, Bürger dabei effektiv einbinden, Ressourcen und Personal schonen und die organisatorische Verwaltung dennoch im Blick behalten.
„Strategien und Konzepte können in kommunalen Verwaltungen nur begrenzt betreut werden, da hierfür oft die Zeit, die Ressourcen und das Personal fehlen. Insgesamt geht es bei der Digitalen Projektfabrik darum, ungenutzte Potenziale zu heben und sich durch eine breite Bürgerbeteiligung Rückendeckung für die Prozesse zu holen“, so Norbert Rost über die größten Vorteile seiner Plattform. Diese Umwandlung von der Forderungs- zur Beteiligungskultur wird bereits in einigen Kommunen und Projektteams erfolgreich angewendet. Interessierte Städte und Kommunen können sich hierzu unter www.projektfabrik.info informieren und eine kostenlose Präsentation der Möglichkeiten vereinbaren.
www.projektfabrik.info