iHive ist das moderne Ticketsystem für Immobilien. Dieses wird seit fünf Jahren von der netcos GmbH aus München entwickelt und ist im Einsatz bei Verwaltern der verschiedensten Immobilienklassen.
Herausforderungen des Facility Managements
Die effiziente Verwaltung eines Immobilienbestands kann in Zeiten von Fachkräftemangel und gestiegenen Erwartungen der NutzerInnen eine Herausforderung darstellen. Besonders Kommunen stellen sich immer häufiger die Frage, wie sie einen Überblick über die geplanten und nicht geplanten Vorgänge in ihrem komplexen Immobilienportfolio (Wohn/Gewerbeimmobilien, Kindergärten, Krankenhäuser, Schulen, Wohnheime) behalten können.
Digitalisierung der Immobilienverwaltung nach dem Vorbild der IT Branche
Der Einsatz einer modernen Lösung wie das Ticketsystem iHive kann hier Abhilfe schaffen. iHive bietet die Lösung für effiziente Prozesse sowie eine effektive und transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Der Einsatz von Ticketsystemen in IT-Unternehmen ist heute weit verbreitet und ein wichtiges Instrument für die Verwaltung und Bearbeitung von Problemen, Fehlern und Anfragen.
Mehr als nur ein Ticketsystem für das Gebäudemanagement
iHive greift diese Funktionalitäten auf und erweitert sie um Funktionen wie die Abbildung der Gebäudestrukturen, technische Anlagen, Inventarerfassung und -zuordnung, Vertragsverwaltung, Übernahme- und Übergabeprotokolle, Zimmervergabe (speziell für Wohnheime), sowie das digitale schwarze Brett.
Regelmäßige und unregelmäßige Wartungsaufgaben sowie Reparaturaufträge werden dem jeweiligen Verantwortlichen zugewiesen und sind auch auf mobilen Endgeräten verfügbar.
Die NutzerInnen der Liegenschaften werden von Beginn der Meldung einer Störung bis zu deren Beseitigung transparent mit eingebunden. Dabei können Ankündigungen und Störungsmeldungen über das digitale schwarze Brett per Mausklick digital zur Verfügung gestellt werden.
MitarbeiterInnen profitieren durch die CTI Anbindung der Lösung (Schnittstelle zur Telefonanlage), welche sie Anrufe direkt per Klick aus der Kontaktdatenbank tätigen lässt. Eingehende Anrufe werden mit der Information aktiver Tickets des Kontaktes verknüpft.
Das Management erhält im Cockpit einen sofortigen Überblick über alle offenen Aufgaben und deren Zuweisungen an die einzelnen Teams und Teammitglieder. Die Tickets werden dabei nach dem Ampelprinzip gekennzeichnet, um überfällige Aufgaben schnell zu identifizieren.
Softwaregestützte Effizienz- und Qualitätssteigerung und weitere Vorteile
Wie eine bei einer großen deutschen Immobilienverwaltung durchgeführte Studie ergeben hat, kann die Effizienzsteigerung durch den Einsatz von iHive bis zu 20 % betragen. Standardisierte und geführte Prozesse verkürzen die Einarbeitungszeit neuer MitarbeiterInnen und steigern durch Fehlervermeidung die Servicequalität. Entsprechend positiv bewerteten die Teilnehmer der Studie ihre Zufriedenheit mit der Immobilienverwaltung.
Die moderne Oberfläche bietet eine hohe Benutzerfreundlichkeit, die durch entsprechende Rollen auf die Bedürfnisse der jeweiligen NutzerInnen angepasst ist. Urlaubs- und krankheitsbedingte Abwesenheiten der BearbeiterInnen stellen kein Problem dar, da alle Aufgaben und deren Bearbeitungsstatus einsehbar sind und neu zugewiesen werden können.
Der Implementierungs- und Betriebsaufwand ist sehr gering, da die Anwendung als deutsche Cloudlösung angeboten wird. Das ermöglicht auch den problemlosen Einsatz auf mobilen Endgeräten sowie im Home-Office.
Auf die Plätze, fertig, optimieren!
Zusammenfassend ist iHive ein funktionsreiches und gleichzeitig benutzerfreundliches Ticketsystem für eine effektive und transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Insgesamt bietet die Lösung erhebliche Vorteile für die Immobilienverwaltung, darunter eine höhere Effizienz und Servicequalität, schlankere Prozesse sowie eine verbesserte Zufriedenheit der NutzerInnen.
www.iHive.de